Реферат: Услуги Агентства защиты детей и семьи

Препятствия для доступа к услугам

Содержание скрыть

1 Препятствия для доступа к услугам

2 Облегчение обслуживания клиентов и доступа к услугам

2.1 Консультационное агентство

2.2 Надзор за клиентом

2.3 Информационная поддержка

2.4 Пакет документации

2.5 Единообразие правил

2.6 ИТ-решение

3 Эффективность предлагаемых решений

4 Рекомендации

Когда люди хотят получить доступ к каким-либо услугам различных агентств, они часто могут столкнуться с рядом различных препятствий. Основными препятствиями при обращении к агентствам являются неизбежная бюрократия и формализм, длительное время обработки и общий дефицит информации об услугах, предоставляемых агентствами (Braham, 2013). Эти препятствия не позволяют людям получать критически важные и своевременные услуги; поэтому крайне важно устранить эти барьеры на пути повышения качества предоставляемых услуг (Brown, Marquez, Perkins & Kennedy, 2015). Доступность информации является ведущим вопросом, который следует улучшить во всех агентствах.

В эпоху информационно-коммуникационных технологий решения в области информационных технологий (ИТ) открывают совершенно иной взгляд на распространение информации и открывают новые возможности для устранения проблем, связанных с предоставлением услуг. Однако, помимо средств, основанных на информационных технологиях, существуют и другие способы повышения существующего бюрократического потенциала, а также организационной структуры местных агентств.

Облегчение обслуживания клиентов и доступа к услугам

Консультационное агентство

Одним из способов повышения доступности услуг является создание консультационного агентства, которое облегчит процесс доступа к услугам в различных организациях (Халл, 2012). Создавая индивидуальные программы для клиентов, агентство позволит своим клиентам быстро и удобно получать необходимые им услуги. Однако это решение может оказаться дорогостоящим, а при плохом планировании оно приведет к еще большему уровню бюрократии.

Надзор за клиентом

Кураторство клиентов – отличный способ решить текущую проблему, связанную с обслуживанием клиентов. Социальные работники могут собирать информацию о своих клиентах и консультировать их по поводу дальнейших действий. На этом этапе крайне важно взаимодействие работника с агентствами, чтобы он или она могли облегчить доступ клиента к соответствующей услуге. Социальному работнику необходимо будет общаться с различными агентствами, чтобы предоставлять клиентам точную и своевременную информацию, а также помогать им в назначении времени приема и решении других текущих задач.

Информационная поддержка

Многие агентства предоставляют совместные общественные услуги; по этой причине каждая организация должна предоставлять соответствующую информацию о сопутствующих услугах, предлагаемых другими агентствами в этом районе, чтобы клиенты могли получить подробную информацию на месте. Внедрение информационных стоек облегчит доступ к запрашиваемой информации (Taylor, 2013). Кроме того, агентства могут предоставить подключение к Интернету, а также место для клиентов с ноутбуками, что позволяет клиенту быть самодостаточным, получая при этом мгновенный доступ к необходимой информации.

Пакет документации

Время приема можно сократить за счет процедуры сбора всей необходимой информации и документации на первичном собрании. Сбор необходимой документации во время последующих встреч часто существенно затягивает всю процедуру (Braham, 2013). Предварительно информируя клиента обо всем пакете документов, агентства могут сократить время рассмотрения дела и ускорить процедуру приема.

В настоящее время клиенты сталкиваются с препятствиями на протяжении всего процесса приема. Приёмные пункты зачастую расположены в географически разнесенных, разных местах, на большом расстоянии друг от друга, поэтому процесс доставки документов может длиться довольно долго. Устранив это логистическое препятствие за счет оптимизации, кандидаты с большей вероятностью получат свои результаты быстрее, а объем бесполезной, повторяющейся работы будет сокращен.

Единообразие правил

Агентствам следует разработать единые правила, чтобы облегчить клиентам доступ к нескольким агентствам, тем самым способствуя их пониманию правил и политики. На практике разработка общих правил и стандартов позволит упорядочить присущую бюрократию и привести услуги и операции в единый формат (Тейлор, 2013). Следовательно, клиентам придется следовать единому пути при обращении к услугам разных агентств (Braham, 2013). Фактически, путем координации политики поставщиков услуг в этом районе проблема ненадлежащей доступности общественных услуг будет решена за счет эффективного подхода к обеспечению более широкого доступа к услугам.

ИТ-решение

Внедрение единого интегрированного хранилища информации откроет новый взгляд на предоставление услуг. Репозиторий будет служить информационной и аналитической платформой для услуг в этой области (Энтони, Appari & Johnson, 2014). Система будет предоставлять данные государственной статистики и различных ведомственных ресурсов, а также будет взаимодействовать с другими базами данных. Электронный обмен будет осуществляться в соответствии с правилами HIPAA относительно обмена информацией и администрирования. Применение стандартов HIPAA создаст доверие к системам с точки зрения защиты и конфиденциальности информации.

Система позволит осуществлять многокритериальный поиск по заданным параметрам, а также осуществлять гибкую настройку отображаемой информации. Он также будет содержать подробную справочную информацию по необходимым показателям и будет оперативно обновляться. Уточнив процедуру поиска и получив необходимую информацию, люди смогут подать заявку на получение конкретных услуг, назначить встречу и многое другое. Предлагаемая система облегчит обслуживание клиентов между различными типами агентств (например, продовольственными банками, агентствами по охране психического здоровья, социальным обеспечением для работы и т. д.), а также будет способствовать гибкости и простоте доступа. Это также определит право на участие в программах, уменьшит бумажную нагрузку со стороны клиентов и персонала, а также уменьшит время приема.

Эффективность предлагаемых решений

Ведущая идея нынешнего плана заключается не в отмене существующей бюрократии, а в усовершенствовании нынешней системы и уточнении ее руководящей политики и принципов. План можно считать эффективным, поскольку он будет следовать основным принципам бюрократической системы (Халл, 2012). Это означает, что компетенция каждого из бюрократических уровней будет четко регламентирована, поскольку иерархическая организация бюрократической структуры будет основываться на установленных принципах подчинения; вся формальная корпоративная деятельность (например, распространение информации, принятие решений, подготовка документов) будет осуществляться в форме стандартизированных документов, подлежащих последующему хранению.

Сотрудники будут помогать людям соблюдать правила, положения и процедуры агентств в отношении запрошенных услуг. Предлагаемый план позволит улучшить обслуживание клиентов во всех агентствах.

Это позволит сократить время, необходимое для получения необходимой информации, и избежать ненужных и трудоемких последующих действий. Помощь социальных работников, которые предоставят соответствующую информацию, а также рекомендации, гарантирует, что люди, менее квалифицированные в ИТ-технологиях, получат аналогичный доступ ко всем необходимым им услугам. Кроме того, клиенты получат более быстрый доступ к подробной информации о любой необходимой им услуге через информационные стойки в местных агентствах. Таким образом, сокращение времени, затрачиваемого на поиск необходимой информации, повысит эффективность работы учреждений, а клиенты получат больший доступ к необходимым им услугам.