IIROC — это Канадская организация по регулированию инвестиционной отрасли, которая осуществляет надзор и защиту канадских инвестиционных компаний. Как и любая организация, она имеет множество записей различной деятельности, необходимых для управления бизнесом и систематизации информации. Естественно, у них есть система управления документами, которая обеспечивает эффективность операций и контролирует создание новых записей и их уничтожение. Система управления записями учитывает ценные информационные активы организации. IIROC – это организация, которая полагается на надзор за деловыми операциями и регулирование финансов, поэтому обеспечивает эффективность своей системы управления записями.

IIROC имеет систему управления записями, которой управляет член-дилер. Они ведут записи счетов клиентов, названий и адресов счетов, а также подписанных торговых разрешений. Лестница описывает инструкции по передаче счета другому лицу, кроме владельца счета, если это применимо. В обязанности членов дилеров также входит ведение учета всех лиц, имеющих разрешение на торговлю по одному или нескольким клиентским счетам, что позволяет им выявлять торговую практику в сообществе инвесторов. Член-дилер также должен хранить записи обо всех этих аспектах бизнеса в безопасном месте, разрешенном IIROC, в течение как минимум семи лет с даты создания записи. Его можно удалить только в том случае, если требования безопасности IIROC требуют удаления записей. Член-дилер также сохраняет все записи о покупках, продажах ценных бумаг, поступлениях, поставках ценных бумаг (включая номера сертификатов), будущих контрактах и ​​всех других дебетах и ​​кредитах. Член-дилер может хранить только те записи, которые являются точными и обеспечивают контрольный журнал для поддержки контроля членов-дилеров за организацией.