Введение
Tomorrow World — это музыкальный фестиваль, который организует многодневные мероприятия с возможностью участия нескольких исполнителей и посетителей в качестве участников лагеря, однодневных или многодневных участников. В 2015 году место проведения мероприятия было выбрано в лесистой местности вдали от главных дорог и отелей, при этом не было предпринято никаких мер предосторожности для обеспечения людей едой, водой, кровом и транспортом в случае кризиса (Billboard.com 2022). Шаттлы были закрыты, и толпе посетителей пришлось идти ночью под дождем, чтобы покинуть мероприятие. У ивент-менеджеров не было указаний, куда идти, поэтому посетители остались недовольны опытом.
Анализ неудач с использованием инструмента управления проектами
Мероприятие Tomorrow World 2015 провалилось из-за недостатков в организации, коммуникации и управлении рисками. Чтобы проанализировать организацию мероприятия с точки зрения инструментов управления проектом, можно рассмотреть структурный инструмент «Инициация, планирование, реализация, мониторинг и завершение работы», чтобы выявить области недостаточной производительности. Во-первых, этап инициации жизненного цикла проекта предполагает определение целей мероприятия и его темы (Аллен и др., 2022). Инициационный этап завершился командой управления проектом Tomorrow World, поскольку была достигнута цель по организации лучших выходных в году и привлечению популярных исполнителей для привлечения широкой аудитории.
Во-вторых, на этапе планирования жизненного цикла проекта следует проанализировать возможные недостатки. Действительно, по данным Аллена и др. (2022), этот этап предполагает четкое пошаговое описание процессов и порядка их выполнения для достижения целей проекта. Хотя некоторые аспекты фестиваля были спланированы четко и достаточно для соответствующего представления шоу, размещение и выезд гостей в случае непогоды не были решены. Неспособность организаторов мероприятия Tomorrow World 2015 предвидеть риски и реализовать план действий на случай непредвиденных обстоятельств привела к катастрофе. В частности, парковки располагались далеко от места проведения фестиваля, из-за дождя лесные дороги превращались в грязь, шаттлы не могли перевозить посетителей, а люди проходили несколько миль в поисках своего транспорта (Billboard.com 2022). Нехватка еды и воды, истощение и холодная погода были причинами разочарования людей, поскольку многим приходилось спать на открытом воздухе, не имея другого выбора.
В-третьих, этап реализации завершился относительно успешно благодаря сдаче основных задач в срок, пока не начался дождь. В-четвертых, этап мониторинга, предполагающий отслеживание выполнения всех этапов и внесение необходимых корректировок, а также надлежащую коррекцию взаимодействия с заинтересованными сторонами, не был завершен должным образом (Аллен и др., 2022). Изменения в реализацию были внесены, чтобы остановить шаттлы и ограничить доступ участников к транспорту. Однако посетителям не была предложена альтернатива, обеспечивающая их безопасное пребывание или выезд в случае неблагоприятных погодных условий. Наконец, этап закрытия не был завершен должным образом из-за отмены последнего дня фестиваля и тысяч посетителей, застрявших в лесу.
Рекомендации по проведению успешного мероприятия
Учитывая результаты анализа, можно предложить несколько рекомендаций для Tomorrow World. Во-первых, команда проекта должна заранее изучить и спрогнозировать впечатления посетителей при различных сценариях. По данным Дрейпера и др. (2018, стр. 22), «увеличение посещаемости мероприятий является ключом как к деловым, так и к успешным потребительским мероприятиям», поэтому организаторы мероприятий должны обеспечивать удовлетворенность посетителей на всех этапах их проведения. Например, принимая во внимание последствия сильного дождя, организаторы должны выбрать место, которое обеспечит необходимое укрытие и транспорт для посетителей. Таким образом, на основании этой информации можно рекомендовать менеджерам проектов Tomorrow World уделять приоритетное внимание потребительскому опыту на всех этапах своего присутствия на мероприятии, включая условия после мероприятия.
Вторая рекомендация основана на включении цифровых технологий в этапы планирования и остановки процесса управления проектами. Действительно, по мнению экспертов Whova (2022), использование социальных сетей полезно для мониторинга осведомленности общественности об особенностях мероприятия и услуг и их удовлетворенности. Отзывы, полученные посредством онлайн-общения, и данные, которыми поделились потребители, будут способствовать принятию решений в будущем. Таким образом, исследование и признание потребностей посетителей во время посещения ими мероприятий должно быть получено непосредственно от целевой аудитории на этапах планирования и закрытия, чтобы обеспечить преемственность долгосрочных целей проекта.
Третья рекомендация касается интеграции подходов по управлению рисками при планировании, реализации и мониторинге мероприятия. По мнению Лоу и Эстерхейзена (2022, стр. 4), «снижение риска бедствий может произойти только за счет выявления опасностей в сообществах, максимально эффективного использования ресурсов управления рисками и активного управления восприятием рисков». Поэтому важно применять гибкое управление рисками, чтобы обеспечить гибкость взаимодействия заинтересованных сторон для лучшей координации действий посредников и улучшения коммуникации в случае стихийного бедствия (Марл, 2020). Таким образом, эти рекомендации помогут Tomorrow World более успешно проводить свои мероприятия в будущем.
Рекомендации
Аллен Дж. и др. (2022) Организация фестивалей и специальных мероприятий. John Wiley & Sons, Хобокен, Нью-Джерси.
Billboard.com (2022) Расследование TomorrowWorld продолжается после того, как погода и транспортные проблемы затронули тысячи людей. Рекламный щит, Интернет.
Дрейпер Дж. и др. (2018) «Исследования в области управления событиями за последние 12 лет: каковы текущие тенденции в методах исследования, сборе данных, процедурах анализа данных и типах мероприятий», Journal of Convention & Event Tourism, 19 (1): 3-24.
Лоу Л.Б. и Эстерхейзен Э. (2022) «Снижение риска стихийных бедствий: интеграция целей устойчивого развития, безопасности и гигиены труда в организацию фестивалей и мероприятий», Журнал исследований риска стихийных бедствий, 14 (1): 1-10.
Марл, Ф. (2020) Помощь в управлении рисками проекта на основе теории сложных систем и гибкого управления проектами. Сложность.
Whova (2022) 6 способов измерить успех вашего мероприятия. Вау, Веб.
