Практика цифровых коммуникаций на рабочем месте
Введение
За последние три десятилетия развитие технологий позволило большинству жителей развитых стран быть постоянно доступными для общения в той или иной форме. Эти цифровые каналы включают автономные или онлайн-голосовые вызовы, видеозвонки, а также текстовые или голосовые сообщения. Таким образом, преимущества последних инструментов трудно оценить, поскольку они произвели революцию во многих сферах взаимодействия людей, сделав его более быстрым и удобным. Однако, как и при личном общении, цифровое общение требует определенного набора правил для достижения большей эффективности обмена информацией. Большинство норм прежнего способа взаимодействия усваиваются в процессе социализации. Напротив, из-за своего относительного зачатия цифровые коммуникации все еще не регулируются общепринятыми нормами. По этой причине предприятия, стремящиеся к успеху, должны применять лучшие практики цифровых коммуникаций для эффективной организации работы.
Лучшие практики цифровых коммуникаций для организации работы
Во-первых, исследования показывают, что доставка несрочной и несущественной информации лично или посредством телефонных звонков в течение рабочего дня может быть лучшей идеей с точки зрения производительности труда сотрудников. Например, предыдущие исследования показывают, что большинство сотрудников стараются не перегружать свои почтовые ящики и тратят время на сортировку и удаление входящих сообщений (Stich et al., 2018). С одной стороны, это приводит к повышенному восприятию информации и перегрузке на работе, что негативно влияет на психологическое благополучие сотрудников (Джалагат, 2017). С другой стороны, эта деятельность отвлекает работников от их текущих задач. В связи с этим выяснилось, что после получения сообщения сотрудникам требуется около пятнадцати минут, чтобы вернуться к своим обязанностям (Stich et al., 2018). И наоборот, личное общение или телефонные звонки лишены этих недостатков, и поэтому их следует предпочитать электронной почте или мгновенным сообщениям.
Более того, руководители компаний должны обеспечить, чтобы все их сотрудники обладали достаточными навыками использования цифровых технологий, особенно если используются специальные непопулярные коммуникационные платформы, такие как корпоративные социальные сети. Это объясняется тем, что успех взаимодействия с помощью цифровых средств в значительной степени связан с «технологической свободой» человека (Wei et al., 2020). Другими словами, если у человека возникнут трудности с использованием определенного устройства или приложения, он не сможет в полной мере воспользоваться всеми преимуществами цифровой связи. Поэтому, чтобы избежать подобных проблем, фирма может предложить обучение сотрудников.
И последнее, но не менее важное: при внедрении цифровых коммуникаций менеджеры должны решить проблему баланса между работой и личной жизнью. Хотя постоянная доступность сотрудников в большинстве случаев может улучшить общую производительность компании, общение с сотрудником или коллегой в нерабочее время может иметь негативные последствия. В частности, ученые подчеркивают, что размытые границы между работой и личным временем приводят к повышенному стрессу, эмоциональному истощению, конфликту между работой и личной жизнью и, как следствие, снижению удовлетворенности работой (Piszczek, 2017). Таким образом, менеджеры должны стремиться свести к минимуму цифровое общение в нерабочее время, позволяя обсуждать только существенные вопросы. Кроме того, фирма может помочь своим подчиненным интегрировать работу и жизнь, поскольку предыдущие исследования показывают, что это снижает негативные последствия необходимости выполнять связанные с работой обязанности в свободное время (Пищек, 2017). Например, компания может разрешить своим сотрудникам приходить на работу позже или уходить раньше и выполнять определенные задачи, например отвечать на электронные письма дома.
Заключение
В целом была показана необходимость регулирования цифровых коммуникаций на рабочем месте, поскольку они могут принести пользу только при правильном использовании. Хотя существует несколько практик, которые могут реализовать компании, три лучших из них — это передача несрочной информации посредством телефонных звонков или личного общения, обучение сотрудников цифровому общению и ограничение взаимодействия вне работы. Эти меры могут гарантировать, что работники обладают достаточными навыками для использования новых технологий, не перегружены информацией и могут установить лучший баланс между работой и личной жизнью.
Рекомендации
Джалагат, Р. (2017). Детерминанты рабочего стресса и его влияние на производительность труда сотрудников. Американский журнал управленческой науки и техники, 2 (1), 1–10.
Пищек, ММ (2017). Пограничный контроль и контролируемые границы: организационные ожидания в отношении использования технологий на стыке работы и семьи. Журнал организационного поведения, 38 (4), 592–611.
Стич Дж. Ф., Тарафдар М. и Купер К. Л. (2018). Электронное общение на рабочем месте: благо или вред? Журнал организационной эффективности: люди и производительность, 5 (1), 98–106. Веб.
Вэй К., Питафи А.Х., Канвал С., Али А. и Рен М. (2020). Повышение гибкости сотрудников с помощью корпоративных социальных сетей и владения цифровыми технологиями: модерируемая модель посредничества. Доступ IEEE, 8, 68799-68810.