Реферат: Интеграция системы планирования ресурсов предприятия

Абстрактный

Содержание скрыть

1 Абстрактный

2 Синхронизация финансового модуля ERP-системы с SIS

3 Рассмотрение вопросов экономической эффективности и доступности

4 ERP-система, интегрированная в информационную систему студентов

5 Рекомендации

6 Заключение

7 Рекомендации

ERP-системы являются важнейшими компонентами в попытке создать конкурентное преимущество для конкретного высшего учебного заведения или вуза. Однако это дорогостоящее мероприятие. Поэтому важно изучить успешный проект внедрения в рамках вуза с целью разработки аналогичного подхода. Инициатор исследования осознавал важность развития соответствующей организационной культуры для поддержки сложного предприятия. Также крайне важно реализовать стратегию, которая призывает к постепенному расширению ERP-системы до ее интеграции в компонент проекта «Информационная система для студентов». Также важно отказаться от предложения использования ERP, спонсируемого государством, из-за проблем с надежностью и функциональностью.

Планирование ресурсов предприятия или ERP — это общий термин, побочный продукт отрасли, которая привела к появлению «интегрированных и многомодульных пакетов прикладного программного обеспечения», созданных с целью достижения экономической эффективности и улучшения множества бизнес-функций (Солиман и Кария, 2015). Хотя в использовании ERP нет ничего нового, последние тенденции предполагают, что поставщики продуктов на основе ERP ориентируются на высшие учебные заведения или вузы (Elragal & Haddara, 2012).

В результате вузы должны научиться адаптироваться, чтобы сохранить конкурентное преимущество перед другими колледжами или университетами. Тем не менее, предложение использовать ERP, спонсируемое государством, не является практическим подходом (Kumar & Gupta, 2012). После рассмотрения всех связанных проблем и ограничений реализации лучшим вариантом действий будет использование интегрированной ERP-системы, в которой используется программное обеспечение с открытым исходным кодом, например технологии на базе Android.

Синхронизация финансового модуля ERP-системы с SIS

Гордон Мур разработал теоретическую основу, объясняющую тот факт, что ERP-система, продукт, использующий компьютерные технологии, создает конкурентное преимущество, когда снижает себестоимость производства на протяжении всей истории производства (Кумар, Ранджан и Дас, 2016). Таким образом, снижение стоимости приобретения и развертывания ERP для администраторов — лишь вопрос времени.

Рекомендация использовать систему также подкреплялась возможностью снижения стоимости проекта за счет партнерства с федеральным правительством. Однако это предложение было сочтено непрактичным после того, как выяснилось, что федеральное правительство не имеет безупречных результатов в области экономически эффективного использования ERP. Агентство по подотчетности правительства или GAO является примером мер жесткой экономии правительства США. GAO представило отчет с описанием проектов ERP, которые отставали от графика, и выделило проекты, которые, как ожидается, повлекут за собой значительные расходы, превышающие первоначальную смету (Kimberling, 2012).

Также важно отметить, что вузу требуется наличие финансового модуля ERP, особенно когда он связан с SIS. Указанный финансовый модуль позволяет эффективно и точно рассчитывать плату за обучение. Отсутствие надежной ERP-системы может привести к ошибкам в системе, вынуждающим студентов платить сверх установленной суммы. Другими словами, программное обеспечение устраняет повторы и дубликаты и регулярно обновляет систему.

Кроме того, можно разработать модификации или собственное программное обеспечение, которое позволит финансовому модулю ERP работать с SIS в контексте стипендий и других стимулов. Таким образом, отсутствие устойчивой и надежной системы ERP может привести к неспособности предоставить стимулы на основе стипендий и других похвальных достижений. Как следствие, студенты не могут снизить стоимость обучения и устранить определенное финансовое бремя.

Рассмотрение вопросов экономической эффективности и доступности

Консалтинговые компании, сотрудничающие с поставщиками ERP, собираются предоставить оценки, которые могут стать частью этапа торгов и приобретения проекта. Выяснилось, что организация должна платить не менее 1500 долларов США за пользователя (WorkWise Software, 2017). Сумма была рассчитана с использованием требований сложной бизнес-модели, использующей от 30 до 45 приложений (WorkWise Software, 2017). В конце концов, ориентировочная стоимость внедрения надежной ERP-системы находится в диапазоне от 150 000 до 800 000 долларов США (WorkWise Software, 2017).

Используя эти оценки, можно утверждать, что вуз среднего размера с 500 студентами может столкнуться с проблемой оплаты дополнительных затрат на использование ERP-системы. Указанному вузу, возможно, придется взимать различные сборы в размере 1000 долларов США за семестр. Однако директор проекта уже дал добро на получение финансирования от спонсоров, чтобы студенты ни за что не платили за использование новой системы.

ERP-система, интегрированная в информационную систему студентов

Отсутствие специфических особенностей, которые делали невозможным интеграцию спонсируемой правительством ERP в существующую систему информации для студентов или SIS, также стало основным фактором, повлиявшим на решение отклонить предложение об использовании государственных ресурсов. Таким образом, разумно рассмотреть успешный проект внедрения, который продемонстрировал жизнеспособность и практичность интеграции вуза, интегрировавшего ERP в школьную SIS. Углубленное исследование внедрения ERP в «Университете Агора, частном вузе совместного обучения на Среднем Западе США» подчеркнуло ценность использования ERP-системы, синхронизированной с информационной базой данных студентов (Okunoye, Frolick & Crable, 2012, p. . 128).

Хорошей идеей является изучение усилий университета по внедрению, поскольку указанный вуз смог остаться в «лиге лучших университетов, не создавая чрезмерного финансового бремени для студентов, а также повышая эффективность и снижая затраты за счет улучшения внутренних операций» (Okunoye et al. ., 2012, с. 129).

Одним из ключевых выводов, полученных в ходе изучения примера Университета Агора, было осознание важности эффективной системы подотчетности. При этом президента поддерживают семь вице-президентов. Интересно отметить, что ответственность за реализацию проекта была возложена на один из основных элементов организационной структуры. Обязанности, связанные с ИТ-технологиями, выполнял вице-президент по информационным ресурсам.

Кроме того, он также руководил оказанием помощи университету в улучшении среды преподавания и обучения посредством эффективного и результативного использования технологий и информационных ресурсов (Okunoye et al., 2012, стр. 130). Заместитель вице-президента по информационным ресурсам руководил компонентом SIS учебной среды. Подразделение информационных систем университета состояло из трех основных отделов: службы приложений; клиентское обслуживание; и технологические услуги.

Матрица услуг информационных систем предоставила наглядное пособие для понимания интегрированного формата ERP и SIS. Таким образом, было легко понять, как система ERP управляет информационными потоками и другими проблемами управления данными, связанными с организацией, и в то же время предоставляет выделенный ресурс для SIS.

Вторым важным выводом, полученным в результате изучения указанной модели реализации, стало осознание того, что университет построил систему с нуля. Иными словами, не было никакого навязчивого решения внедрить систему, охватывающую все потребности университета. Например, первоначальный результат упомянутого вуза представлял собой ERP-систему, ориентированную только на административные функции университета. В связи с этим компания Agora приобрела и внедрила комплект систем Vendor B 2000, который был приобретен у Vendor B Corporation (Okunoye et al., 2012, стр. 134). С годами основной компонент ERP-системы был модернизирован и расширен за счет использования серверов.

Подразделения Обязанности Службы приложений 1. Поддержка программирования для Университета Агора, включая следующие вычислительные системы: Финансовая информация; HRS или человеческие ресурсы. Службы для студентов SIS. Развитие выпускников2. Поддержка академических систем и кафедр Служба поддержки клиентов Обеспечивает компьютерную поддержку преподавателям и сотрудникам университета для компьютеров, спонсируемых школой. Технологические услуги Обеспечивает поддержку серверов, данных, сети, Wi-Fi и телефонных систем. Обеспечивает поддержку ИТ-инфраструктуры университета.

Таблица 1. Три основных отдела Подразделения услуг информационных систем.

системы, поставляемые другими поставщиками (Okunoye et al., 2012). Сторонние поставщики позволили организации выполнять другие функции, такие как «финансовая помощь, управление классом и онлайн-обучение» (Okunoye et al., 2012, стр. 134). . Кроме того, отдел обслуживания информационных систем университета сотрудничал с представителями Vendor B Corporation с целью разработки индивидуальных модификаций (Okunoye et al., 2012). Кроме того, руководство университета рекомендовало отделу системного обслуживания разработать собственную письменную программу, которая взаимодействует с вариантом ERP Vendor B 2000 (Okunoye et al., 2012). В конце концов, университет смог постепенно расширить старую ERP-систему за счет обновлений и модификаций, отвечающих потребностям SIS.

Рекомендации

Усилия Университета Агоры по внедрению позволили инициатору этого исследования сформулировать практический подход к приобретению и развертыванию, обсуждаемый на нескольких этапах разработки и важнейших задач. Во-первых, важно признать ценность ERP-системы, интегрированной в SIS школы. Экономически эффективные протоколы возможны за счет использования ИТ-технологий, взаимодействующих со смартфоном и другими клиентскими устройствами Android. Другими словами, студенты и сотрудники могут получить доступ к важной информации, когда это необходимо, и ожидается, что это повысит эффективность работы и уменьшит упущенные возможности. В конечном итоге учащиеся, администраторы и школьный персонал получат выгоду от эффективного использования ресурсов.

Вторым по важности обязательством является создание соответствующей организационной культуры, поддерживающей процесс реализации. Например, неразумно делегировать важную задачу человеку с небольшими полномочиями и незначительной заинтересованностью в успехе университета. Таким образом, необходимо обязательно учитывать организационную составляющую процесса реализации.

Третье по значимости обязательство касается долгосрочного роста и тщательного мониторинга действий в области развития. Лучше всего построить ERP-систему с нуля, сосредоточившись только на административной составляющей организации. Через шесть-двенадцать месяцев постепенное расширение начинает покрывать потребности SIS. Ранее упоминалось, что на начальном этапе цикла разработки школа возьмет на себя все расходы, связанные с проектом разработки и внедрения ERP.

Однако для поддержания развития указанного проекта разумно найти недорогие альтернативы. Один из лучших способов обновить систему — использовать программное обеспечение с открытым исходным кодом, которое не только бесплатно, но и легко доступно как студентам, так и сотрудникам. Лучший выбор — использовать программное обеспечение Android от Google, в частности, приложение под названием Wireless Android. Эта система использует «мобильную облачную структуру» для системной архитектуры (Нилофар, Сигаппи, Саундарья, Валлиаммай и Кумар, 2016).

Таким образом, используя клиентские устройства Android, такие как планшетные компьютеры, смартфоны и другие мобильные устройства, преподаватели и сотрудники университета получат доступ к системе (Nilofar et al., 2016). Они могут добавлять соответствующую информацию, связанную с оценками, проектами и учебными материалами. Используя тот же набор устройств, учащиеся и их родители также могут получить доступ к указанной информации. Однако система безопасна, и родители не могут изменять содержимое серверов.

Чрезвычайно важно дать студентам понять постепенный процесс разработки объединенных систем ERP и SIS. Таким образом, студентам, у которых нет мобильных устройств Android, возможно, придется подождать несколько недель, прежде чем будут внесены изменения, разрешающие доступ к различным типам устройств. Кроме того, крайне важно поощрять написание программного обеспечения собственными силами, которое поможет на переходном этапе (Nilofar et al., 2016). Кроме того, отдел, отвечающий за компонент системных информационных служб, должен тесно сотрудничать с поставщиком ERP, чтобы разработать обновления и модификации, которые оптимизируют процесс в направлении полной интеграции и полного внедрения.

Заключение

Целесообразно следовать консервативному плану приобретения и внедрения. Важно обеспечить постепенное расширение системы ERP до ее интеграции в SIS. Также крайне важно использовать устойчивое решение. Таким образом, первый этап требует использования ERP-системы, которая фокусируется только на административных функциях университета. Затем следует использование программного обеспечения Google Android для первоначальной попытки интегрировать систему ERP и SIS.