Проектирование базы данных — это процесс планирования и организации информации, который позволяет пользователям получать доступ, читать и записывать данные. Это может включать разделение необходимой информации на несколько таблиц и обеспечение связей (Экштейн и Шульц, 2018). Основное различие между базой данных Microsoft Access и электронной таблицей Excel заключается в их назначении. База данных Microsoft Access используется для хранения информации о клиентах или продуктах, к которой затем можно получить доступ из других программ, таких как Microsoft Word или PowerPoint.
База данных Microsoft Access лучше всего подходит для хранения больших объемов сложной информации, используемой для принятия решений. Его можно синхронизировать с другими базами данных, что позволяет объединять данные из одной базы данных с данными из другой, что приводит к единому представлению данных (Имам и др., 2018). Таблицы Excel используются для хранения числовых данных, которые затем можно отобразить в виде графиков или диаграмм. Основное преимущество использования электронных таблиц Excel заключается в том, что для их эффективного использования не требуется никакого специального программного обеспечения или обучения, в отличие от баз данных Access, где обучение может потребоваться пользователям, незнакомым с концепциями и терминологией баз данных.
База данных Microsoft Access более сложна, чем Excel, с точки зрения использования. Малые предприятия, финансовые специалисты и люди, которым необходимо управлять огромными объемами данных, не загружая все на свои настольные компьютеры, используют Microsoft Access (Закария, 2022). Экстайн и Шульц (2018) сообщают, что он позволяет пользователям просматривать информацию из любого места, где есть подключение к Интернету. Вместо ввода данных в существующий файл, такой как Access, Microsoft Excel используется в основном для анализа данных и создания диаграмм и графиков с нуля (Eckstein & Schultz, 2018). В этой программе имеется множество различных встроенных формул, поэтому, по моему опыту, когда я ее использую, мне не приходится самому выполнять все математические вычисления при создании отчетов или презентаций.
База данных Microsoft Access будет использоваться, когда существует множество различных типов информации, которые необходимо хранить вместе, но для которых требуются разные уровни прав доступа к безопасности в зависимости от типа пользователей, например, сведения о клиентах. Напротив, электронная таблица Excel будет использоваться, если пользователю необходимо работать с отдельными частями информации, к которым могут получить доступ несколько человек одновременно или которые будут храниться в нескольких местах.
Люди, которым необходимо систематизировать огромные объемы данных и регулировать, кто имеет доступ к каким областям базы данных, предпочитают базу данных Microsoft Access. Частые изменения могут быть неуместны, поскольку потребуется некоторое время, чтобы привыкнуть к системе, и могут возникнуть проблемы с совместимостью между версиями (Eckstein & Schultz, 2018). Таблицу Excel предпочитают те, кто хочет быстро создать список или выполнить расчеты на основе существующих данных. Тем не менее, он не предлагает никаких мер безопасности или защиты от случайных изменений со стороны других пользователей компьютера человека (Закария, 2022). Диаграмма базы данных — это простое изображение, показывающее отношения между таблицами в базе данных. В таблице 1 приведен пример ассоциации двух таблиц с тремя полями в каждой.
Использование таблиц позволяет лучше визуализировать представленную информацию и облегчает ее понимание. Это отличный способ представить некоторые данные наглядно, без использования статического текста и длительной подготовки отчета. Самым главным преимуществом является то, что они доступны каждому, и не придется долго искать информацию в большом количестве слов. Таблицы позволяют людям быстро найти нужную колонку и просмотреть всю необходимую информацию, что делает этот метод хранения данных очень удобным для повседневного использования. Кроме того, использование разных цветов в таблице может привлечь внимание к определенным деталям. Это помогает сосредоточиться на конкретной теме и позволяет не тратить время на поиск необходимых данных. К таким подсказкам можно также отнести визуальные переходы между таблицами, вызывающие интерес к материалу.
Таблица 1. Пример двух таблиц с тремя полями в каждой
Рекомендации
Экстайн Дж. и Шульц Б.Р. (2018). Вводное проектирование реляционной базы данных для бизнеса с помощью Microsoft Access. Джон Уайли и сыновья.
Имам А.А., Басри С., Ахмад Р. и Гилал А.Р. (2018). Модель синхронизации данных для гетерогенных мобильных баз данных и серверных баз данных. Международный журнал передовых компьютерных наук и приложений, 9 (1).
Закария, А. (2022). Разработка Microsoft Access для использования в библиотеке. Медресе «Журнал Технологии Пендидикан», 5(1), 1-7.
